En undersökning visade nyligen att företag i USA och Storbritannien betalar 99 miljarder per år i licenskostnader för mjukvara som aldrig används. Motsvarande siffra för Sverige är givetvis mindre men situationen är densamma.

– Generellt sett har de flesta företag otillräcklig kontroll över sina licenser. Särskilt på mindre företag där ansvaret kan falla mellan stolarna, säger Charlotta Pelagalli, försäljningschef för Fujitsus mjukvarulicenslösningar.

Anpassa licenserna efter behoven

Genom att införa Software Asset Management kan man ta kontroll över sina programvaror, licenser och avtal. Fujitsus SAM-tjänst heter IdentIT och omfattar en fullständig inventering av programvaran, en översyn av policy, processer, planering, inköp och användande.

– Vi hjälper företaget att analysera sina behov av olika programvaror så att licensieringen kan anpassas så att man varken har för få eller för många licenser av något enskilt program. Under processen upptäcker vi också olämpliga, kanske direkt skadliga programvaror som då kan avinstalleras.

Fujitsu hjälper också kunden att förstå konsekvenserna av att inte vara rätt licensierad enligt leverantörernas volymlicensavtal och regler för produktlicensering. Det kan leda till både böter och försämrat rykte.

– Det är ju inte så bra för anseendet om man hamnar som dåligt exempel på Computer Swedens första sida, säger Charlotta Pelagalli.

Det är även viktigt att företaget får stöd i att arbeta fram en licensstrategi och mjukvarupolicy.

– Jobbet är ju inte färdigt efter inventeringen. För att nå resultat på lång sikt gäller det att införa rutiner och processer kring såväl inköp och installation som uppgradering och avinstallation.

Bemästra spridda licenser

Parks and Resorts är en av Nordens ledande aktörer inom upplevelseindustrin. I koncernen ingår parker som Gröna Lund, Kolmården, Furuvik och Skara Sommarland. Parks and Resorts är Fujitsukund sedan några år och har använt IdentIT för att ta kontroll över sin licenshantering.

Inom koncernen används ungefär 600 datorer.
– Vi har en stor geografisk spridning – inte bara över landet utan även våra anläggningar sträcker sig över stora ytor. Vi hade dålig koll på licenserna och hur programvaran användes, berättar IT-chefen Benjamin Ernryd.

Med IdentIT har man nu rätt programvara, anpassad efter verksamhetens behov. Man har också full kontroll över licenserna och vet bland annat att alla är legalt införskaffade.

– Jag är mycket nöjd med IdentIT – vi kunde snabbt räkna hem investeringen, summerar Benjamin Ernryd.

Text: Sven Lindell